Applixuren blogit ja uutiset

Kirjoitukset ajalta lokakuu 2019

IT-analytiikan työvälineen valinta

torstai 31. lokakuuta 2019


Markkinoilla on lukuisia it-analytiikan työkaluja, joiden avulla on tarkoitus saada ymmärrystä työasemaympäristön tilasta. Analytiikan työvälineet auttavat tietohallintoa kukin hieman eri tavoin, ja ongelmaksi voikin muodostua oikean työvälineen valitseminen. Yleensä ennen hankintapäätöstä halutaankin aina varmistaa, että ratkaisu toimii toivotulla tavalla ja myös vastaa omiin tarpeisiin.

Datan kattavuus, datan laajuus, syvyys ja työvälineen helppokäyttöisyys ovat perusasioita, joita tulee ottaa huomioon it-analytiikan työvälinettä valittaessa. Onko työkalu alunperin suunniteltu it-analytiikkatyökaluksi vai onko se esim hallintatyökalu, johon on yritetty lisätä analytiikkaa.
On luonnollista huomioida itse ylläpidon prosessi: kuka tarvitsee dataa työssään, millaista tietoa tarvitaan sekä miten tieto jäsennellään tukemaan ylläpitotyötä ja jatkuvaa kehittämistä. Ajantasaisen informaation on toimittava saumattomana osana organisaation arkipäivää kaikilla eri tasoilla, mukaan lukien johdon seuranta ja raportointi. 

Olennaista on suunnitella, miten siirrytään datasta toimeen eli miten analytiikkatieto muutetaan konkreettisiksi toimenpiteiksi ja kuinka toimintaa johdetaan.

Kolme tärkeintä pointtia valittaessa it-analytiikkaratkaisua:

  1. Tilannekuva haltuun
    Tilannekuva on johtamisen väline, sillä sen avulla nähdään nykytila ja tapahtunut kehitys. Se antaa mahdollisuuden mitata IT-palveluiden laatua. Onkin hyvin tärkeää, että työkalu kertoo selkein mittarein työasemaympäristön tilan ja sen muutoksen.

  2. Automaattisesti työtä priorisoiva raportointi
    It-ympäristön laadun mittaaminen ja sen pohjalta ylläpitotoimintaan siirtyminen toimii vain, jos analytiikkajärjestelmän tuottama data on valmiiksi jäsennelty ylläpidon prioriteettien mukaan. Näin päästään suoraan kiinni itse tekemiseen. Voidaan korjata niitä ongelmakohtia, jotka eniten korjausta vaativat. Toimivaan ei kosketa.

  3. Nouse tikettivirran yläpuolelle
    It-analytiikkajärjestelmän tarkoituksena on auttaa nousemaan toistuvien ongelmien korjaamisen sijaan niiden ennaltaehkäisemiseen. Keskittymään oikeasti parantamaan it-ympäristön laatua ja käyttäjäkokemusta. Päästään ratkomaan käyttäjien ongelmia proaktiivisesti, ennen kuin he olevat yhteydessä lähitukeen. Näin toimimalla ympäristön laatu paranee, työntekijöiden tuottavuus paranee, tikettien määrä laskee dramaattisesti ja näin saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä.

Eri datalähteiden yhdistäminen ja automatisointi

It-ympäristöjen johtamisen disruptio – viimeinkin nähdään ympäristön laadun mittaamisen arvo.

torstai 17. lokakuuta 2019

It-ympäristöjen johtaminen on muuttumassa vauhdilla. Disruptio koskee erityisesti kahta aluetta: ylläpidon toimintamallia ja loppukäyttäjäkokemusta. Murroksessa kyse on siirtymästä laadun johtamiseen. Laadun johtamisessa keskeisessä osassa on data: miten tilannekuvaa käytetään toiminnan laadun mittaamiseen ja kuinka se huomioidaan ylläpidon sopimusrakenteessa.

It-ympäristöjen johtamisen disruptiolla tarkoitetaan siirtymää johtamisen painopisteessä. Fokus siirtyy it-ympäristön laadun ja systemaattisen kehittämisen mittaamiseen ja johtamiseen. 

Oletetaan, että organisaatio tekee kumppanin kanssa ylläpitosopimuksen, jossa laatu määritellään viiden tärkeimmän tekijän mukaan. Miten määritellä viisi tärkeintä tekijää? Mihin dataan pohjautuen ne määritellään? Jos organisaation nykytila ohitetaan tässä arviossa, niin tuleeko silloin valittua oikeasti tärkeimmät tekijät? Entäpä ne seuraavat 25 tärkeää tekijää?  Miten valvotaan ja seurataan?

Sopimusrakenne määrittelee prioriteetit yhteistyölle kumppanin kanssa, joten tähän asiaan olisi kiinnitettävä huomiota. Vastuuta ei voi ulkoistaa ja organisaatiolla tulisi olla käytössään päätöksenteon tukena puolueetonta, hyvälaatuista dataa omasta ympäristöstä ja sen tulevista tarpeista.

Fokus dataan
Johtamisen muutoksessa olennaista on, miten siirtymä laadun johtamiseen tehdään käytännössä. Millä tavoin incident managementista siirrytään jatkuvaan ylläpitoon? Ensimmäiseksi on oltava laadukas ja kattava tilannekuva työasemaympäristöstä, eli data. Määrittele laadun kannalta tärkeimmät arviointipisteet sopimukseen, sillä kumppanin toiminta pohjautuu vain sopimuksessa määriteltyihin tavoitteisiin ja rajauksiin. Tee myös selkeä ero siihen, mitkä ovat välitöntä toimintaa vaativia asioita (incident management) ja mitkä ovat jatkuvia toimenpiteitä vaativia (jatkuva ylläpito).

LEAN ajattelu mukaan it-palveluihin

torstai 3. lokakuuta 2019

LEAN- ja Agile -toimintatavat ovat vauhdilla yleistyneet tuotantoprosessien ja tuotekehityksen ulkopuolelle. It-työasemapalveluissa ketterät toimintatavat ja jatkuva kehittäminen ovat vasta tekemässä tuloaan. Ne edelläkävijäyritykset, jotka ovat siirtyneet niin sanotusta incident managementista proaktiiviseen, jatkuvan ylläpidon toimintamalliin, ovat saavuttaneet merkittäviä liiketoimintahyötyjä.

Laadun seuraaminen it-palveluissa on luonnollista. Tyypillisimpiä mittareita yrityksissä ovat lähitukeen tulevien tikettien määrä ja tyyppi sekä keskimääräiset tikettien aukioloajat. Lisäksi käyttäjille tehdään tyytyväisyyskyselyitä. Nämä mittarit antavat kyllä hyvää tietoa, mutta ovat varsin kapea otos kokonaisuudesta.

Fokus dataan

Kun yrityksessä on käytössä kattava tilannekuva työasemaympäristöstä, voidaan it-työasemapalveluiden toimintaa seurata ja mitata täysin eri tasolla.

Helposti käytettävissä oleva reaaliaikainen data kertoo kokonaiskuvan työasemaympäristön laadusta ja toimintaa voidaan kehittää aivan eri tasolla.

Data kertoo todellisen tilanteen. Sen pohjalta suunnitellaan kehitystä vaativat kohdat ja toteutetaan ne. Datasta voidaan myös todeta toteutettujen toimenpiteiden vaikutukset.

Modernin jatkuvan kehittämisen toimintamallin omaksuneiden yritysten on käytännössä todettu saavuttaneen merkittäviä liiketoimintahyötyjä. Konkreettisia toteutuneita esimerkkejä on lukuisia, esimerkiksi: